彩排。在所有准备工作完成、现场布置完毕、设备安装到位的情况下，活动总监要召集全体执行人员以及供应商到现场，按活动流程进行一次全面的彩排，检测活动人员的现场表现，各种设备的使用效果、活动时间是否合理等等，目的是让他们掌握整个会议的流程、明确各自的角色和承担的责任。

　　在发布会前期，客户服务小组至少要进行3次细致的沟通，以此确保工作人员明确职责。对主持人的把控是非常重要的。从实践看，通常要在发布会前的三到四天内把串词、会议流程等重要信息提交给主持人，并在头一天与其进行细致的沟通，沟通内容包括本次发布会的主旨、关键时间点的控制、与会领导的姓名、职位、风格和特点，以及遇到冷

　　 一个非常需要注意的细节是：很多时候，客户会把一些流程安排、媒体邀请等工作授权给公关公司，而此时必须要记住，在决策之后的第一时间向客户反馈结果，保证他们随时随地了解发布会的进展情况。

　　 现场执行

　　 如果已经有了严格的现场演练，那么现场执行就要看工作人员的现场控制能力和应变能力。现场执行必须灵活、果断，对应急方案中没有考虑到的有关事项，要能妥善解决。不过，需要尽量征得客户的同意和支持。此外，在发布会现场，还需要专门为客户安排一个对整个活动非常熟悉的工作人员，以便根据客户要求即时调整现场。

　　特别需要注意的是，确保发布会现场的紧凑与连贯，并把时间严格控制在流程允许的范围内。另外，在做发布会流程时，工作人员要预留出一些时间，这样，即便是某个环节超出了预计的时间，也能够控制好整个发布会的进度。

　　QA是发布会的“重头戏”，确保此环节的万无一失是每个工作人员的职责。虽然在准备阶段，客户与公关公司已经根据此次发布会的意图和记者的兴趣点准备好了问题，但如果有可能，媒介人员要充分利用好发布会前的时间，与提前到场的记者进行沟通，并为记者提供准备好的QA提纲。

　　在QA环节，新闻发言人需要注意以下几点：

　　1、灵活控制场面气氛。发言人或主持人要善于调动记者的情绪，保持顺畅而有激情的沟通。例如，在小型发布会时，可以让记者先做自我介绍，以此来拉动和谐、互动的气氛。如果提问异常活跃，那么主持人就要维持好会场的秩序。

　　2、根据议程要求，灵活控制发布会的时间进度，避免QA延时。如果预定时间已到，发言人要向那些想提问的记者表示遗憾，还可以与之预定下次采访的时间和地点等。有时，新闻发言人可能会忽略事先设计好的时间，这时，控制舞台效果的工作人员就要举牌示意。如果超时太长，在取得客户同意之后，要压缩其他的一些环节。例如QA的时间，可以从原本设定好的20分钟调整为15分钟或5分钟。

　　如何能让到场的人更好地感受客户企业的特色呢?在发布会的会前、会后循环播放企业宣传片，以声、光、影的方式让到场的人直观地感受到企业的文化和风格。

　　在新闻发布会结束之后，还可以配合会议的主题组织记者参观，给记者创造实地考察、采访和摄影的机会，使他们对新闻发布会有一个感性的认识。

　　善后工作

　　善后工作的好坏将会直接影响到整个活动的传播效果。工作人员除了将收拾好的道具、会议资料以及相关物品入库以外，还要做好采集现场数据(活动情况、现场效果评价等)以及现场图片、影像资料的整编工作。尽快整理出新闻发布会的所有材料，以电子版的形式提供给记者。最后就是媒体跟踪与制作活动评估报告了。